Webbasierte Zeitwirtschaft bei Uwe Möller Elektroanlagenbau

Die Energiewende sorgt dafür, dass manche Unternehmen bereits im Frühjahr ihre Auftragsbücher für das laufende Jahr gefüllt haben. Engagierte Mitarbeiter, ein gutes Betriebsklima und eine hohe Arbeitgeberattraktivtät sind wichtig, um diese Aufträge dann auch effizient und zuverlässig erledigen zu können. Einen kleinen Beitrag dazu kann auch eine mobile Zeiterfassung leisten. Die Uwe Möller Elektroanlagenbau GmbH hat sich für virtic entschieden, um Arbeitszeiten zu erfassen, die Lohnabrechnung zu digitalisieren und das Projektcontrolling zu optimieren.

Uwe Möller Elektroanlagenbau

Vor über 30 Jahren gründete Industriemeister Uwe Möller in Schwerin sein Unternehmen, das gewerbliche und kommunale Kunden sowie Privathaushalte in Mecklenburg, Niedersachsen, Holstein und Hamburg bediente. Heute führt Kathrin Möller, seine Tochter, das Unternehmen mit 25 Beschäftigten gemeinsam mit dem technischen Geschäftsführer Guido Labrenz, einem Mitarbeiter der ersten Stunde.

Das Tätigkeitsgebiet konzentriert sich heute auf Mecklenburg. Zum Leistungsumfang gehören alle Arten von Elektroanlagen in Wohngebäuden und Gewerbebetrieben bis hin zur Installation von medizinischen Einrichtungen. Während ein Arbeitsschwerpunkt immer noch die Installation und Wartung von Brandmeldeanlagen ist, setzt heute die Energiewende die Themen: Die Nachfrage nach Photovoltaikanlagen sorgt für eine hohe Auslastung des Unternehmens und seiner Beschäftigten.

Guido Labrenz und Kathrin Möller

Mitarbeiterbindung

Die Mitarbeiterbindung spielte seit der Unternehmensgründung eine große Rolle. Anfang September findet jährlich ein gemeinsamer Wandertag der gesamten Belegschaft statt – zu Fuß, mit dem Trecker über Land, mit dem Fahrrad oder auch mal mit dem Segway. Auch viele andere Maßnahmen sorgen für ein gutes Betriebsklima, sodass vor Kurzem ihr erster Auszubildender seine dreißigjährige Betriebszugehörigkeit feiern konnte; im vergangenen Jahr hatte ein Meister ebenfalls sein dreißigstes Jubiläum; im folgenden Jahr folgen zwei weitere Kollegen. Im Sommer haben zwei Auszubildende vorzeitig ausgelernt und werden nun selbstverständlich übernommen. Zwei neue Auszubildende haben ihre Lehre in diesen Tagen begonnen.

Auch als die Entscheidung gefallen war, eine digitale Zeiterfassung einzuführen, war die Mitarbeiterzufriedenheit ein Auswahlkriterium. Nicht zuletzt die selbsterklärende Zeiterfassung und die Transparenz der Datenerfassung und -auswertung gaben den Ausschlag für virtic.

Zeiterfassung: vom Kugelschreiber zur Smartphone-App

Die Monteure treffen sich in der Regel morgens im Lager, erhalten dort ihre Aufträge und fahren zu den Kunden und Baustellen. Am Feierabend steht es ihnen frei, vom Kunden bzw. der Baustelle direkt heimzufahren.

Bis vor einigen Jahren haben alle Beschäftigten ihre Arbeitszeiten auf Stundenzetteln notiert, die zum Ende der Woche in der Firma abgegeben wurden. Diese Stundenzettel wurden dann im Büro in Excel-Tabellen übertragen, zunächst für jede Woche und am Monatsende in eine Monatstabelle. Wenn ein Mitarbeiter seinen Stundenzettel vergessen hatte, wurde hinterhertelefoniert. Und wenn Mitarbeiter undeutlich geschrieben haben oder Stundenzettel während der Woche auf den verschiedenen Baustellen verdreckt wurden, schlichen sich Fehler bei der Datenübernahme ein.

2018 entschloss sich das Unternehmen dazu, die papiergebundene Zeiterfassung durch eine digitale Zeiterfassung zu ersetzen: die virtic Zeiterfassung wurde eingeführt. Seitdem stempeln die Beschäftigten ihre Arbeits- und Fahrzeiten über die virtic-App auf ihrem Smartphone.

Zeiterfassung bei Uwe Möller Elektroanlagenbau

Zügiges Setup durch den Kundendienst

Der virtic-Kundendienst hat die Anforderungen und Regeln aufgenommen und den Account für Uwe Möller Elektroanlagenbau so konfiguriert, dass die Abläufe in der Zeiterfassung abgebildet wurden und alle Beschäftigten genau die Buchungsmöglichkeiten finden, die sie benötigen.

Anfangs war mancher Mitarbeiter noch skeptisch, ob die webbasierte Zeiterfassung über das Smartphone wirklich den bewährten Stundenzettel ersetzen kann. Doch mittlerweile ist die Zeiterfassung über die virtic-App zu einer Selbstverständlichkeit geworden. Die Monteure im Außendienst erfassen ihre Rüstzeiten im Lager, die Fahrzeiten zu den Kunden, die Arbeiten auf den Projekten und Baustellen und ihre Pausenzeiten. Die kaufmännischen Beschäftigten erfassen nur die Arbeits- und Pausenzeiten im Büro und im Homeoffice. Wenn heute ein neuer Mitarbeiter ins Unternehmen eintritt, ist die Einweisung in die App nach wenigen Minuten erledigt. Dank den maßgeschneiderten Erfassungsdialogen für die verschiedenen Arbeitsbereiche – z.B. Montage, Kundendienst oder Büro – finden sich die Beschäftigen sofort zurecht.

Die Rechtslage ist zweitrangig

Kathrin Möller wundert sich, wenn Inhaber oder Geschäftsführer anderer Unternehmen bis heute keine digitale Zeiterfassung einführen, sondern bei ihrer handschriftlichen Zeiterfassung bleiben. Viele dieser Unternehmen sorgen sich, dass die Urteile von Europäischem Gerichtshof und Bundesarbeitsgericht und die derzeit laufende Novellierung des Arbeitszeitgesetzes die Unternehmen verpflichten, eine digitale Zeiterfassung einzuführen. Diese Sorge ist aus Sicht von Kathrin Möller vollkommen unberechtigt: dass mit der digitalen Zeiterfassung auch die Anforderungen der Urteile und des kommenden Arbeitszeitgesetzes erfüllt werden, ist für sie nur ein angenehmer Nebeneffekt. Viel wichtiger ist aus ihrer Sicht, dass der Aufwand für die Zeiterfassung und die Lohnabrechnung verringert wird. Und dass sie mit aktuellen Daten auch ihre Monteure, Aufträge und Projekte viel besser steuern kann.

Die automatische Lohnvorbereitung

Als der virtic-Kundendienst den Account für die Uwe Möller Elektroanlagenbau eingerichtet hat, hat er auch die betrieblichen Regeln für die Arbeitszeiten, Mehrarbeits- und Zeitzuschläge sowie die Auslösung aufgenommen und im Account hinterlegt. Dadurch können die erfassten Zeitstempel nun automatisch aufbereitet werden.

Frau Möller prüft täglich die erfassten Zeitstempel und hat so ganz nebenbei einen aktuellen und präzisen Überblick über die Arbeitszeiten auf den einzelnen Aufträgen, Projekten und Baustellen. Am Monatsende stößt die Buchhalterin die automatische Aufbereitung auf den virtic-Servern an: die Zeitstempel aller Beschäftigten werden zu Stundenzetteln verarbeitet sowie zu Buchungen auf die Arbeitszeitkonten. Außerdem werden die Auslösungen berechnet, die sich aus den Abwesenheiten („Auswärtstätigkeiten“) der Monteure ergeben. Und falls die Baustelle weiter entfernt ist, erkennt das System das und wandelt gemäß Tarifvertrag die unbezahlte Fahrzeit in eine bezahlte Fahrzeit um. Für die Beschäftigten in der kaufmännischen Abteilung bedeutet das eine erhebliche Zeitersparnis und die Gewissheit, fehlerfreie Daten zu verarbeiten.

Die Ergebnisse können nicht nur von der Buchhalterin und der Geschäftsführung genutzt werden. Auch jeder und jede Beschäftigte hat einen persönlichen Zugang zu seinem und ihrem virtic-Konto und kann dort seine oder ihre Stundenzettel, die Buchungen auf das Arbeitszeitkonto und die Reisekostenabrechnung aufrufen und herunterladen.

Der Datenaustausch mit DATEV und KWP

Für die Lohnabrechnung nutzt Uwe Möller Elektroanlagenbau DATEV Lohn & Gehalt. Nach dem automatischen Monatsabschluss im virtic-System werden die Lohnbuchungssätze aus virtic exportiert und nach DATEV importiert. Damit sind alle Informationen wie Zeiten, Zuschläge, Zulagen und Auslösung für die Lohnabrechnung in DATEV übergeben.

Die Planung und Abrechnung der Aufträge und Projekte erfolgt mit KWP. Neue Aufträge werden in KWP angelegt und einem oder mehreren Kollegen mit Termin zugewiesen. Die Aufträge und Termine werden im Zehn-Minuten-Takt nach virtic übertragen und stehen dann dort in der virtic-Disposition, im Terminkalender der betreffenden Monteure und in der Zeiterfassung der Monteure zur Verfügung. Das heißt, dass die Monteure spätestens zehn Minuten nach der Terminanlage bereits ihre Fahr-, Rüst- und Arbeitszeiten auf den betreffenden Regie- oder Projektauftrag buchen können. Falls die Monteure den Auftrag nicht wie geplant fertigstellen können, sondern mehr Zeit benötigen, kann der Termin einfach in der virtic-Disposition verlängert werden.

Im Laufe des Monats können die Zeiten auf den Aufträgen und Projekten im virtic-System verfolgt werden. Am Monatsende werden, gemeinsam mit der Übergabe der Daten an DATEV, auch die geprüften Zeiten an KWP übergeben.

Die richtige Entscheidung

Kathrin Möller ist zufrieden mit der Entscheidung für die virtic Zeiterfassung: „virtic ist bei uns eine super Verbesserung gewesen. Die Einführung war sehr schnell, der virtic-Kundendienst hat alles an unsere Prozesse angepasst. Und falls heute eine Änderung erforderlich ist, setzt der Kundendienst das immer zügig um.“

Überhaupt: der Kundendienst. Er ist das Aushängeschild von virtic und der direkte Ansprechpartner für die Kunden. Deshalb legt virtic großen Wert auf schnelle Erreichbarkeit des Kundendienstes, persönliche Betreuung der Kunden und zügige Umsetzung ihrer Wünsche. Die Kunden honorieren das, wie auch Kathrin Möller bestätigt: „Das Team ist wirklich super. Egal mit wem wir da zu tun haben, ob es um die Schnittstellen geht oder die Kollegen im Service: alles wird immer schnell und kompetent erledigt.“