Als die ersten Zeiterfassungssysteme eingesetzt wurden, dienten sie der Aufzeichnung der Arbeitszeiten an stationären Arbeitsorten: in der Fabrik oder im Büro. Dazu genügte es, Arbeitsbeginn und Arbeitsende sowie die Pausenzeiten aufzuzeichnen. Mit der webbasierten Zeiterfassung ist heute die ortsunabhängige Zeiterfassung problemlos möglich, sodass auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit wechselnden Arbeitsorten bequem ihre Arbeitszeiten erfassen können.

In vielen Branchen werden aber nicht nur die Arbeitszeiten vergütet, sondern auch die Fahrzeiten. Zudem erhalten Mitarbeiter häufig Zuschläge und Zulagen, Spesen, Verpflegungszuschüsse und vieles mehr. Natürlich kann man solche Ansprüche in herkömmlicher Weise in Formularen manuell erfassen. Doch zuverlässiger ist es, wenn man die Ansprüche aus den ohnehin bekannten Sachverhalten ableitet. Aus den Fahr- und Arbeitszeiten der Mitarbeiter sowie den besuchten Arbeits- und Übernachtungsorten lassen sich in der Regel alle Ansprüche automatisiert ermitteln.

Weil fast jedes Unternehmen einzigartige Regeln für Zeit- und Mehrarbeitszuschläge hat und die Berechnung von Verpflegungszuschüssen, Fahr- und Wegegeldern usw. über die verschiedenen Branchen ebenfalls sehr variantenreich sind, wird die Erfassung an diese Anforderungen angepasst.

Mit virtic kann man nicht nur Arbeitsbeginn, Pause und Feierabend erfassen. Stattdessen ist die Erfassungslogik vollkommen frei konfigurierbar. Durch geschickte Konfiguration der Abhängigkeiten zwischen den Erfassungsoptionen stellt virtic sicher, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter während ihres Tagesablaufs alle Informationen erfassen, die zur vollständigen Abrechnung erforderlich sind.

Hierzu kommunizieren die virtic-Apps mit den virtic-Servern, die nach jeder Arbeitszeitbuchung des Mitarbeiters in Echtzeit eine neue Erfassungsmaske generieren und zur App senden. Dieser einzigartige Dialog zwischen App und Server stellt die Sammlung aller Informationen sicher; vor allem aber sorgt er dafür, dass die Erfassung kinderleicht bleibt: Der Mitarbeiter wird durch den Erfassungsdialog geführt und kann nur logische Eingaben vornehmen.

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen nur solche Daten erfassen, die

• für die Abrechnung der Löhne und Auswärtstätigkeiten (Reisen) relevant sind und
• die nicht im System bereits bekannt sind oder aus Fremdsystemen gezogen werden können.

Das sind typischerweise die Starts von Zeitabschnitten, z.B. der Beginn von Fahrtätigkeiten oder Arbeitszeiten. Bei wechselnden Arbeitsorten wählen sie den betreffenden Arbeitsort (z.B. die Baustelle) aus einer Liste aus.

Stammdaten der Arbeitsorte (z.B. Adressen von Baustellen) sind im virtic-System bereits hinterlegt oder aus einem Fremdsystem importiert worden oder sie werden anhand der Standortdaten des Smartphones ermittelt. Entfernungen werden aus den Adressen ermittelt, Reisedauern ergeben sich aus den Zeitstempeln. Der Mitarbeiter muss sich also zu keinem Zeitpunkt mit der Eingabe von Tagessätzen, Pauschalen, Entfernungskilometer o.ä. beschäftigen, weil alle diese Daten aus dem hinterlegten Regelwerk ermittelt werden.

Die Konfiguration des Regelwerks ist eine höchst komplexe Aufgabe, die der virtic-Kundendienst für Sie übernimmt. Ihr persönlicher Systembetreuer wird zunächst Ihre Regeln für die Vergütung von Arbeitszeiten und für die Erstattung und Vergütung von Auswärtstätigkeiten erheben. Dazu gehört auch die Aufnahme der Konfigurationsdaten Ihrer Lohnsoftware, typischerweise der dort angelegten Lohnarten. Ihr Systembetreuer wird die betrieblichen Abläufe mit Ihnen besprechen, damit er den Erfassungsdialog so konfigurieren kann, dass sich jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter sofort damit zurechtfindet.

Ergebnis dieses Einrichtungsprozesses sind u.a. individuelle digitale Stundenzettel und Reisekostenabrechnungen; ein vollautomatischer Monatsabschluss zur Berechnung von Arbeitszeitkonto-Buchungen und zur Berechnung von Lohnbuchungssätzen für die Lohnsoftware.