Hagmans GmbH, Reinbek

Webbasierte Zeitwirtschaft im Dachdeckerbetrieb

Der Pritschenwagen parkt vor der Hamburger Baustelle ein und die vier Dachdecker steigen aus. Jeder zieht kurz sein Smartphone aus der Tasche und klickt ein-, zweimal darauf. Dann stecken die Handwerker die Handys wieder ein und beginnen mit der Entladung ihrer Pritsche.

Für die Mitarbeiter der Hagmans GmbH beginnen die Arbeitstage auf den Baustellen heute immer mit dem Griff zum Smartphone. Denn darauf befindet sich die App, mit der sie ihren Arbeitsbeginn stempeln. Mit dem Klick wird die Anmeldung zum Server gesendet und dabei die Uhrzeit erfasst.

Auch früher schon haben die Kollegen ihre Arbeitszeiten mobil mit einem Tablet erfasst, jedoch war dies nur per NFC Tag möglich und funktionierte oftmals nicht wie vorgesehen. Die Live-Buchung mit der neuen Zeiterfassung ist viel einfacher, schneller und gewährleistet korrekt erfasste Zeiten.

Außerdem kann sie individuell an die betrieblichen Anforderungen und für einzelne Gruppen von Beschäftigten angepasst werden: Die Vorarbeiter und die Fahrer brauchen nur einen weiteren Klick in der App zu machen. Dadurch melden sie dem System ihre heutige Tätigkeit und erhalten automatisch ihre Vorarbeiterpauschale bzw. ihre Fahrerpauschale für diesen Tag. Die Bauleiter, die zu dieser Zeit noch in ihren Büros sitzen, können die Buchungen ihrer Kollegen online verfolgen und wissen so, wer an welchem Projekt arbeitet.

Hagmans GmbH

Die Hagmans GmbH ist ein mittelständisches, meistergeführtes Bauunternehmen, das heute seinen Sitz in Reinbek im Osten Hamburgs hat. Seine Haupttätigkeit umfasst den Neubau und die energetische Sanierung von Flach- und Steildächern, Dachklempnerarbeiten rund um Entwässerung, Stehfalz- und Metallarbeiten am Dach sowie Wärmedämmung und erneuerbare Energien wie Photovoltaik auf Dächern. Das Ganze führt das Unternehmen sowohl bei Kleinprojekten als auch bei Großprojekten von mehreren tausend Quadratmetern aus. In Hamburg ist die Hagmans GmbH gerade bei Wohnungsbauunternehmen und Architekten für ihre technische Expertise und qualitative Arbeit bekannt.

Schwedisch-deutsche Eigenentwicklung: das Rockwool-Granulat

Zu den besonderen Kompetenzen der Hagmans GmbH gehört die Einblasdämmung, an deren Entwicklung sie selbst maßgeblich beteiligt war. Anfang der 1970er Jahre begegneten sich der Kaufmann Siegfried B. Oestert und der schwedische Chemieunternehmer Gunnar Valter Hagman in Hamburg und vereinbarten eine Zusammenarbeit auf Vertreterbasis für die Gebiete Bremen, Hamburg und das nördliche Niedersachsen. Die Produkte des schwedischen Chemieunternehmens etablierten sich in den Folgejahren immer mehr im Dachdeckergewerk.

1981 folgte schließlich eine Innovation im Segment der Wärmedämmung: In einer Kooperation mit der Rockwool International in Hedehusen bei Kopenhagen und der Rockwool AG in Gladbeck brachten die Unternehmer das heute unter dem Namen „Rockwool-Granulat“ bekannte Material für die Einblaswärmedämmtechnik auf den Markt, das bis heute als qualitativer und zuverlässiger Bestandteil der Gebäudedämmtechnik gilt.

Im Jahre 1984 beschlossen die beiden Unternehmer die Gründung eines Handwerkbetriebes, der in der Bedachung, Klempnerei, Einblasdämmtechnik und im Fassaden-Vollwärmeschutz tätig sein sollte. Der Name des Unternehmens „Hagmans“ ist dem Mitgründer Gunnar V. Hagman gewidmet. Inhaber und Geschäftsführer ist heute Marco Oestert, der Sohn des Gründers Siegfried B. Oestert.

Die Einblasdämmtechnik ist heute etabliert, im Raum Hamburg gehört Hagmans aber zu wenigen Dachdeckerbetrieben, die sie anbieten.

Bessere Prozesse dank integrierter Software

Im Jahr 2022 entschieden Marco Oestert und sein Sohn Hendrick, dass die Kommunikation und die kaufmännischen Prozesse im Unternehmen verbessert werden sollten. Deshalb wurde MF Dach eingeführt, eine kaufmännische und technische Software für Dachdeckerbetriebe. Diese wurde ergänzt um die mobile Zeiterfassung von virtic. Dadurch war es möglich, die Erfassung exakt an die Abläufe bei Hagmans anzupassen und sie für die Mitarbeiter auf den Baustellen so einfach wie möglich zu machen. Und gleichzeitig alle Informationen zu sammeln, die für die Lohnabrechnung, die Projektsteuerung und die Fakturierung erforderlich sind.

Mit wenigen Klicks erfassen die Mitarbeiter

• ihren Arbeitsbeginn, Pausen und das Arbeitsende,
• Fahrzeiten zwischen den Baustellen,
• ihren Anspruch auf die Vorarbeiterpauschale,
• ihren Anspruch auf die Fahrerpauschale,
• das genutzte Fahrzeug.

Baustellen und Aufträge werden aus MF Dach an virtic übergeben, damit die Mitarbeiter auf die betreffenden Baustellen und Aufträge buchen können. Die erfassten Zeiten werden dann auf den virtic-Servern aufbereitet, damit die Zeiten je Mitarbeiter und Baustelle bzw. Auftrag an MF Dach zurückgegeben werden können.

Außerdem werden die Daten für die Lohnabrechnung aufbereitet: Die Zeiten je Lohnart und die verschiedenen Pauschalen werden automatisch berechnet, damit die Lohnbuchungssätze nach dem Monatsabschluss an den Steuerberater übermittelt werden können, der sie in Datev einspielt.

Bessere Steuerung und Kommunikation

Die Integration der Zeiterfassungssoftware virtic mit der Dachdeckersoftware MF Dach hat die betriebliche Kommunikation auf ein neues Level gehoben. Bauleiter planen in der virtic-Disposition, welcher Mitarbeiter wann auf welcher Baustelle arbeiten soll. Die Mitarbeiter finden ihre Termine in ihrer App auf dem Smartphone.

Wenn ein Dachdecker seine Arbeitszeit auf der Baustelle stempelt, wählt er die betreffende Baustelle aus einer Liste aus. Die Liste enthält alle Baustellen, auf die er disponiert ist, sie umfasst deshalb meist nur wenige Einträge. Anhand der Baustellenauswahl ermittelt das System automatisch die Auslösungszone des Tages. Um sicherzugehen, dass die richtige Baustelle gewählt wird, werden die Standortdaten des Smartphones im Moment der Buchung mit der Adresse der besuchten Baustelle verglichen; Verwechselungen würden vom System erkannt und den Bauleitern bei der Prüfung der Zeiten angezeigt.

Zeiterfassung ist ein Arbeitgeber-Wert

„Wir könnten sofort zehn bis fünfzehn weitere Mitarbeiter beschäftigen“, sagt Hendrick Oestert. Doch wie in den meisten anderen Gewerken sind auch Dachdecker Mangelware. Eine transparente Zeiterfassung und Vergütung wird heute von vielen Beschäftigten erwartet und von Arbeitgebern als Wettbewerbsvorteil auf dem Arbeitsmarkt wahrgenommen. Auch deshalb ist Oestert von seiner Entscheidung für virtic überzeugt: Für seine Mitarbeiter ist die Erfassung viel einfacher geworden, sie erfolgt praktisch nebenbei. Der persönliche Zugang zum System schafft Transparenz: Mitarbeiter können jederzeit auf ihre gestempelten Zeiten, ihre Stundenzettel und die berechneten Pauschalen zugreifen.

Die Bauleiter haben tagesaktuelle Auswertungen der Zeiten je Projekt und können mit den Daten nach dem Export in MF Dach abrechnen. Die Buchungssätze für die Lohnsoftware Datev werden weitgehend automatisch berechnet und monatlich an den Steuerberater übermittelt. Deshalb zieht Oestert ein zufriedenes Fazit: „Unsere Erfahrungen mit der Einführung von virtic und seinem Betrieb sind nur positiv!“