Mobile Zeiterfassung bei Damian Werner

Ob Arbeitszeiten, Reisekosten oder Spesen: Immer wenn Mitarbeiter außerhalb des Unternehmens im Einsatz sind, gibt es das Problem mit der Datenerfassung. In den meisten Fällen erfolgt die Datenerhebung mithilfe von Stundenzetteln und Formularen. Die ermöglichen jedoch nur eine verzögerte und meist ungenaue Dokumentation. Mobile Zeiterfassungssysteme bieten eine Lösung, wenn sie genau auf die Bedürfnisse des einzelnen Unternehmens zugeschnitten werden, wie das Beispiel der Damian Werner GmbH zeigt.

Jede Woche ein neuer Stundenzettel, für jede Dienstreise ein neues Spesenformular, die obendrein mühsam auf Ungenauigkeiten geprüft und abgetippt werden müssen: So sah der Alltag bei der Damian Werner GmbH bis April 2007 aus. Mit Graus erinnert sich Geschäftsführer Christoph Werner, der das Unternehmen in der vierten Generation leitet, an diese Zeiten: „Der Mitarbeiter gab seine Stundenzettel unmittelbar vorm Wochenende oder erst montags in seiner Abteilung ab. Dort wurden die Angaben überprüft, ehe sie an die Lohnbuchhaltung weitergereicht wurden. Bis dann die Arbeitszeitdaten letztlich erfasst waren, vergingen etwa zwei Wochen.“ Für eine Reaktion auf etwaige Abweichungen von der Vorkalkulation war es dann oft zu spät. Die alte Verfahrensweise verursachte zudem Ungenauigkeiten bei der Erfassung von Einsatzzeiten und -orten der Mitarbeiter.

Heute gibt es in dem Handwerksbetrieb, der Arbeiten aus den Bereichen Malerei, Putz, Stuck, Estrich, Fußboden und Trockenbau unter einem Dach vereint, diese Probleme nicht mehr. Um die Arbeitszeiten und weitere Daten auf der Baustelle minutengenau zu erfassen und zeitnah weiterverarbeiten zu können, führen die 200 im Außendienst eingesetzten Mitarbeiter heute Buchungen auf ihrem Smartphone durch. Die App ersetzt den Stundenzettel, indem Arbeitsbeginn, Pausen oder Feierabend sowie weitere Vorgänge über den Zeiterfassungsdialog erfasst und an die Zentrale in Kalbach bei Fulda gesendet werden. Dort kann jederzeit per Mausklick eingesehen werden, welcher Mitarbeiter auf welcher Baustelle wie viele Stunden geleistet hat.

Eine Lösung beseitigt alle Probleme

Der Markt bietet eine Reihe von mobilen Arbeitszeiterfassungs- und Controllingsystemen, die sich in ihrer Nutzerfreundlichkeit und im Funktionsumfang stark unterscheiden. Die Damian Werner GmbH entschied sich für die praxisbewährte Lösung der virtic GmbH aus Dortmund. „Das Controlling in mittelständischen Unternehmen und im Handwerk wird oftmals vernachlässigt. Mit unserer Lösung ermöglichen wir eine Echtzeit-Übersicht über laufende Projekte und vereinfachen gleichzeitig die innerbetrieblichen Prozesse“, erklärt Michael Stausberg, Geschäftsführer der virtic GmbH und zuständig für Entwicklung und Produktion.

Nach Meinung von Stausberg müssen technologische Hilfsmittel wesentliche Voraussetzungen erfüllen, damit innerbetriebliche Prozesse auch wirklich optimiert werden: „Ein System muss für den Nutzer einen geringen Erfassungs- und Aufbereitungsaufwand sowie eine zügige Verfügbarkeit und Plausibilität der Daten garantieren. Gleichzeitig muss das System an die individuellen Bedürfnisse des Kunden angepasst werden. Nur dann schafft es einen spürbaren Mehrwert für Angestellte und das Unternehmen.“

Kernstück von virtic ist die Zeiterfassungs-App, die auf Android-Smartphones und iPhones genutzt wird. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten jederzeit genau die Eingabeoptionen, die für seine aktuelle Arbeitssituation in Frage kommen. Die Arbeitszeiten werden exakt dokumentiert und präzise nach dem jeweiligen Tarif vergütet. „Hierdurch wird nicht nur für den Arbeitgeber, sondern auch für den Arbeitnehmer Transparenz geschaffen, da jeder Mitarbeiter auf sein eigenes Stundenkonto Zugriff hat“, sagt Stausberg.

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Individuelle Anpassung

In den verschiedenen Leistungssparten beschäftigt die Damian Werner GmbH Experten der jeweiligen Fachgebiete, diverse Berufsgruppen müssen bei der Stundenabrechnung unterschieden werden, die Tarife variieren. Hinzu kommen 40 Auszubildende, die ebenfalls am ersten Arbeitstag mit einem Diensthandy ausgestattet werden. Die unterschiedlichen Arbeitszeitregeln und Tarife berücksichtigt virtic automatisch.

Außerdem sind Fahrtkosten, Verpflegungs- und Unterkunftskosten nach individuellen Kundenvorgaben in die Datenerfassung integrierbar. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Damian Werner beispielsweise sind oft auf Montage und auswärtigen Baustellen im Einsatz. Das Programm erkennt die Entfernung des Arbeitsortes zum Unternehmen und Wohnort des Mitarbeiters automatisch und rechnet die richtigen Spesensätze ab. Die gebuchten Daten werden vor der Weiterverarbeitung vom Bauleiter auf Plausibilität geprüft und anschließend freigegeben.

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Diese Anpassung an die individuellen Kundenbedürfnisse sieht Stausberg als einen zentralen Vorteil des Systems: „virtic ist vollkommen flexibel. Bei Damian Werner ist deutlich zu sehen, welchen Funktionsumfang das System bietet. Alternativ bieten wir auch eine Basisversion an“, ergänzt Stausberg.

Der Weiterverarbeitung der Daten im Unternehmen kommt anschließend eine weitere zentrale Rolle zu. Hier wird keine spezielle Software benötigt, da virtic eine „Software-as-a-Service“-Lösung ist. Lohnbuchhalter können Arbeitszeit- und die Baustellenkonten einsehen und bei Unklarheiten eingreifen. Über geeignete Schnittstellen werden die erfassten Daten in andere Anwendungen wie die Lohnbuchhaltungssoftware Datev, SAP oder in die Tabellenkalkulation Excel exportiert.

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Beschleunigte Kostenkontrolle

Da die einlaufenden Daten direkt den dazugehörigen Baustellen zugeordnet werden, haben Projektleiter permanenten Einblick in den aktuellen Stand des Stundenaufkommens. „Die schnelle Verfügbarkeit der Arbeitszeiten ermöglicht uns eine beschleunigte Kostenkontrolle“, sagt Werner. Auch eine zeitnahe Abrechnung der Projekte werde erleichtert. Zudem ermöglicht die genauere Abrechnung einen geringeren Kostenansatz bei der Angebotskalkulation, wird somit zum direkten Vorteil gegenüber der Konkurrenz.

Für Christoph Werner standen diese einst problematischen Punkte vor der Einführung des Systems im Vordergrund. Mittels der neuen Lösung wurde das Controlling der einzelnen Projekte deutlich vereinfacht. Auch die Bürokratie rund um die Stundenabrechnung wurde eingedämmt und damit der Arbeitsaufwand in der Zentrale reduziert. Zudem kann die Erfassung und Vergütung der Arbeitszeiten nun minutengenau erfolgen. Heute empfindet Werner die Beschleunigung der Betriebsabläufe durch die automatisierte Arbeitszeiterfassung als Grundvoraussetzung für zukünftigen Erfolg: „Wir sind schneller und transparenter als früher. Das sind wichtige Entwicklungsschritte für ein modernes Unternehmen.“